M07 Latihan Soal : Konsep dan Fungsi Aspek Manajemen dan Organisasi

 M07 Latihan Soal : Konsep dan Fungsi Aspek Manajemen dan Organisasi

1.     Manajemen didefinisikan sebagai seni dan ilmu untuk mencapai tujuan organisasi melalui proses:
jawaban: a. Perencanaan, pengorganisasian, pengarahan, dan pengendalian

2.     Menurut Peter Drucker, manajemen adalah proses:
jawaban: a. Pengambilan keputusan yang sistematis untuk menciptakan nilai

3.     Salah satu karakteristik manajemen adalah:
jawaban: c. Berbasis keputusan menggunakan data dan analisis

4.     Manajemen puncak bertanggung jawab atas:
jawaban: b. Perumusan visi, misi, dan strategi jangka panjang

5.     Prinsip manajemen menurut Henry Fayol yang menyatakan bahwa setiap karyawan hanya menerima perintah dari satu atasan disebut:
jawaban: b. Kesatuan perintah

6.     Fungsi perencanaan dalam manajemen meliputi:
jawaban: b. Identifikasi tujuan dengan kriteria SMART

7.     Dalam fungsi pengorganisasian, manajer harus:
jawaban: b. Mengatur sumber daya manusia dan material

8.     Gaya kepemimpinan transformasional lebih efektif dalam fungsi:
jawaban: c. Pengarahan

9.     Pengendalian dalam manajemen melibatkan:
jawaban: b. Analisis penyimpangan kinerja dan tindakan korektif

10.  Organisasi didefinisikan sebagai:
jawaban: b. Sistem sosial dengan struktur formal untuk mencapai tujuan bersama

11.  Salah satu karakteristik organisasi adalah:
jawaban: b. Memiliki struktur formal dan hierarki yang jelas

12.  Struktur organisasi fungsional cocok untuk:
jawaban: b. Perusahaan dengan spesialisasi tinggi dalam fungsi tertentu

13.  Kelemahan struktur organisasi matriks adalah:
jawaban: b. Potensi konflik akibat pelaporan ganda

14.  Struktur organisasi jaringan ditandai dengan:
jawaban: b. Kolaborasi dengan vendor atau mitra eksternal

15.  Hubungan antara manajemen dan organisasi dapat digambarkan sebagai:
jawaban: b. Manajemen sebagai otak, organisasi sebagai tubuh

16.  Faktor yang memengaruhi hubungan manajemen dan organisasi adalah:
jawaban: a. Ukuran organisasi dan lingkungan eksternal

17.  Dalam proyek konstruksi, manajemen memastikan efisiensi dengan:
jawaban: b. Mengoptimalkan penggunaan sumber daya melalui perencanaan

18.  Tantangan utama dalam struktur matriks adalah:
jawaban: b. Konflik akibat pelaporan ganda

19.  Solusi untuk mengatasi resistensi terhadap perubahan adalah:
jawaban: b. Menerapkan pendekatan manajemen perubahan seperti model Kotter

20.  Alat seperti Microsoft Teams digunakan untuk:
jawaban: b. Memfasilitasi komunikasi dan kolaborasi tim

JAWABAN ESAI

1.     Perbedaan Manajemen Puncak, Menengah, dan Lini Pertama:

Manajemen puncak membuat keputusan strategis, misalnya menentukan anggaran dan kontraktor utama dalam proyek gedung. Manajemen menengah menerjemahkan strategi menjadi rencana operasional, seperti menjadwalkan fase konstruksi. Lini pertama mengawasi langsung pelaksanaan di lapangan, seperti memimpin tukang dan teknisi.

2.     Langkah Perencanaan dan SMART:

Langkah-langkah perencanaan meliputi identifikasi tujuan, analisis situasi, penetapan tujuan, pengembangan alternatif, dan pemilihan rencana terbaik. Kriteria SMART diterapkan dengan menetapkan tujuan yang Spesifik, Measurable, Achievable, Relevant, dan Time-bound, seperti "menyelesaikan struktur bangunan lantai 1 dalam 3 minggu."

3.     Kesatuan Perintah dan Organisasi Matriks:

Kesatuan perintah artinya satu bawahan hanya menerima perintah dari satu atasan. Dalam organisasi matriks, prinsip ini bisa dilanggar karena pekerja melapor ke manajer proyek dan fungsional, sehingga perlu koordinasi dan komunikasi yang jelas agar tidak terjadi konflik perintah.

4.     Struktur Divisional:

Kelebihannya adalah fleksibilitas, fokus pasar, dan pengambilan keputusan cepat. Kekurangannya berupa duplikasi sumber daya dan biaya tinggi. Contoh perusahaan cocok: Unilever, yang membagi struktur berdasarkan produk seperti makanan, perawatan pribadi, dan pembersih.

5.     Fungsi Pengarahan dan Maslow:

Pengarahan meningkatkan motivasi melalui komunikasi, kepemimpinan, dan insentif. Dalam proyek, Maslow diterapkan dengan memenuhi kebutuhan dasar pekerja (gaji, keamanan kerja), lalu memberikan penghargaan (bonus), hingga aktualisasi diri (kesempatan pelatihan).

6.     Tahapan Pengendalian dan Contoh Korektif:

Tahapan: menetapkan standar, mengukur kinerja, membandingkan hasil, dan melakukan koreksi. Dalam proyek software, jika pengujian terlambat, tindakan korektif bisa berupa menambah personel QA atau menyederhanakan fitur.

7.     Hubungan Manajemen dan Organisasi:

Manajemen mengarahkan dan mengelola aktivitas, organisasi menyediakan struktur untuk pelaksanaan. Dalam proyek TI, manajer mengatur jadwal pengembangan, sementara struktur organisasi mendukung dengan tim teknis dan dokumentasi.

 

8.     Faktor dan Budaya Organisasi:

Faktor: ukuran organisasi, kompleksitas tugas, teknologi, dan lingkungan eksternal. Budaya organisasi yang terbuka dan kolaboratif mendukung manajemen efektif melalui komunikasi dan adaptasi cepat terhadap masalah.

9.     Tantangan Struktur Tim dan Solusinya:

(1) Kurangnya kepemimpinan → solusi: tunjuk pemimpin tim yang jelas.
(2) Konflik peran → solusi: definisikan tugas secara eksplisit.
(3) Kurangnya koordinasi → solusi: gunakan tools kolaborasi dan rapat rutin.

10.  Manajemen dan Adaptasi Perubahan (Kenaikan Biaya Material):

Manajemen melakukan revisi anggaran, negosiasi ulang kontrak, dan mencari alternatif bahan. Organisasi mendukung dengan pengambilan keputusan cepat dan komunikasi antar fungsi untuk menghindari keterlambatan proyek.

Kasus 2: Proyek Renovasi Kantor

Sebuah perusahaan jasa keuangan merencanakan renovasi kantor dengan anggaran Rp100 juta dan durasi 3 bulan. Manajer proyek menerapkan fungsi manajemen dengan menyusun jadwal kerja, membentuk tim yang terdiri dari kontraktor, desainer interior, dan staf logistik, serta mengadakan rapat mingguan untuk memantau progres. Struktur organisasi yang digunakan adalah struktur fungsional, dengan setiap tim memiliki tanggung jawab spesifik. Namun, tantangan muncul ketika kontraktor melaporkan kenaikan biaya material, dan beberapa anggota tim menunjukkan resistensi terhadap perubahan jadwal kerja.

Pertanyaan:

1.     Bagaimana manajer proyek dapat menerapkan fungsi pengarahan untuk mengatasi resistensi anggota tim terhadap perubahan jadwal?

2.     Jelaskan bagaimana struktur organisasi fungsional dapat dioptimalkan untuk mendukung koordinasi antar tim dalam proyek ini.

3.     Usulkan solusi untuk mengatasi kenaikan biaya material, dengan mempertimbangkan fungsi perencanaan dan pengendalian manajemen.

JAWABAN

1. Fungsi Pengarahan dan Resistensi Jadwal:

Manajer proyek dapat menerapkan pengarahan dengan berkomunikasi secara terbuka mengenai alasan perubahan, mendengarkan kekhawatiran anggota tim, serta memberikan motivasi melalui insentif atau fleksibilitas kerja. Penggunaan pendekatan partisipatif juga membantu meningkatkan komitmen terhadap jadwal baru.

2. Optimalisasi Struktur Fungsional:

Struktur fungsional dapat dioptimalkan dengan menetapkan koordinator lintas fungsi untuk menjembatani antar tim, menetapkan standar komunikasi rutin (misalnya laporan mingguan), dan menggunakan platform kolaboratif seperti Trello atau Microsoft Teams untuk memastikan setiap tim memahami peran dan progres tim lain.

3. Solusi Kenaikan Biaya Material:

Dari sisi perencanaan, manajer dapat meninjau kembali anggaran dan mencari alternatif material yang setara namun lebih murah. Dalam fungsi pengendalian, manajer melakukan evaluasi biaya secara berkala dan menetapkan batas toleransi anggaran. Negosiasi ulang dengan vendor atau penjadwalan ulang pembelian juga bisa dilakukan untuk menekan biaya.